TVA sur une note de frais : quelle TVA est vraiment récupérable en 2026

Le tableau qui manque partout : TVA récupérable par catégorie

La plupart des modèles de note de frais affichent une colonne « TVA » et s’arrêtent là, comme si toute cette TVA revenait dans la poche de l’entreprise. C’est faux pour près de la moitié des lignes d’une note de déplacement typique. Voici le vrai statut de chaque catégorie :

Ce tableau est le cœur de la page : gardez-le sous les yeux au moment de saisir. Le générateur applique déjà le bon taux par catégorie ; à vous de savoir, grâce à la colonne « récupérable », quelle part reviendra effectivement à l’entreprise.

Les deux exclusions qui coûtent le plus : hôtel et taxi

Ce sont les deux surprises classiques quand un comptable reprend une note de frais de déplacement.

La nuit d’hôtel du salarié. L’hébergement des dirigeants et salariés de l’entreprise est expressément exclu du droit à déduction par l’article 206 de l’annexe II au Code général des impôts. Une chambre à 99 € TTC affiche 9 € de TVA : ces 9 € sont perdus. Deux nuances utiles : le petit-déjeuner et les repas pris à l’hôtel, eux, restent déductibles s’ils sont ventilés séparément sur la facture — d’où l’intérêt de réclamer une facture détaillée ; et la nuitée payée pour un tiers à l’entreprise (un client, un formateur externe) redevient récupérable.

Le taxi et le VTC. C’est la fausse évidence la plus répandue : « la course affiche 10 % de TVA, donc je la récupère ». Non. Le transport de personnes — taxi, VTC, train, avion, métro — est exclu du droit à déduction par ce même article 206. La TVA est bien facturée, mais l’entreprise cliente ne la déduit pas : elle rembourse le collaborateur au montant TTC et passe la dépense en charge. On détaille ce cas, et la différence reçu / facture pour Uber ou Bolt, sur la page dédiée à la note de frais taxi et VTC.

Salarié qui avance, entreprise qui récupère : qui fait quoi

La confusion de départ vient de là. Un salarié n’est pas assujetti à la TVA : il ne la récupère jamais. Quand il avance 66 € de restaurant, l’entreprise lui rembourse 66 €, point. La récupération de la TVA (les 6 € du repas) se joue ensuite, dans la comptabilité de l’entreprise, et seulement si elle détient un justificatif à son nom.

• Le salarié avance, remet ses justificatifs, est remboursé au TTC. Aucune TVA pour lui.
• L’entreprise assujettie déduit la TVA des lignes qui y ouvrent droit, sur pièces à son nom.
• L’auto-entrepreneur en franchise de TVA ne récupère rien du tout : il ne facture pas de TVA et n’en déduit aucune.

Les mentions sans lesquelles la TVA saute

Même quand une dépense ouvre droit à déduction, l’entreprise perd la TVA si le justificatif est bancal. Ce qu’un contrôleur regarde :

• Une facture au nom de l’entreprise, pas au nom du salarié. Un ticket anonyme suffit pour de petits montants, mais une facture nominative devient obligatoire au-delà de 150 € HT. Elle se demande sur place : elle est rarement rattrapable une fois parti.
• La TVA détaillée : taux et montant de TVA lisibles. Un ticket qui n’affiche que le TTC, sans mention de TVA, ne permet aucune déduction.
• La date, la nature de la prestation et le montant HT, pour rattacher la dépense à l’activité.

C’est le vrai motif de rejet en pratique : la TVA était récupérable, mais le justificatif ne le permettait pas.

Exemple chiffré : une note à 300 € TTC, combien récupère-t-on vraiment ?

Prenons la note de déplacement d’un commercial, six lignes, 300 € TTC pile. Colonne de gauche : la TVA qui figure sur les justificatifs. Colonne de droite : ce que l’entreprise récupère réellement.

Le justificatif porte 35,83 € de TVA. L’entreprise n’en récupère que 22,47 €. Les 13,36 € d’écart viennent de l’hôtel (9 € perdus), du taxi (2 € perdus) et des 20 % de carburant non déductibles (2,36 €). Celui qui déduit « toute la TVA de la note » surdéclare de 60 % sa TVA récupérable sur cette ligne : exactement le genre d’écart qu’un contrôle rattrape.

L’erreur qui revient tout le temps : « toute la TVA est récupérable »

Elle a trois racines, et elles se cumulent. On confond le taux affiché (bien réel) avec le droit à déduction (souvent absent). On oublie les deux exclusions structurelles, hôtel et transport de personnes. Et on récupère sur des tickets sans mention de TVA ou au nom du salarié, qui ne le permettent pas. Résultat : une TVA déductible gonflée, qui se dégonfle au premier contrôle. La parade tient en une ligne : appliquer le tableau ci-dessus, catégorie par catégorie, avant de reporter quoi que ce soit.

Le carburant, cas à part : réel ou barème, jamais les deux

Un point qui piège même des services comptables : la TVA à 80 % sur le carburant ne se récupère que si vous êtes aux frais réels de carburant. Si le déplacement est valorisé au barème kilométrique, le carburant est déjà compris dans le barème : il n’y a pas de plein à sortir à part, donc pas de TVA carburant à récupérer dessus. Choisir l’un exclut l’autre. On explique quand basculer sur l’un ou l’autre sur la page note de frais carburant, et le détail des trois barèmes sur le calculateur de frais kilométriques 2026.

Le générateur applique les bons taux ; vous gardez la main sur la récupération

Le générateur de note de frais attribue à chaque catégorie son taux de TVA par défaut (10 % repas et hôtel, 20 % péage, parking, carburant), calcule la TVA et le TTC ligne par ligne, et vous laisse ajuster le taux si besoin. Il produit un document propre où la TVA est ventilée par ligne — ce qui rend le tri « récupérable / non récupérable » immédiat pour votre comptable. Si vous préférez le tableur, le modèle de note de frais Excel reprend les mêmes formules de TVA. Ce que l’outil ne décide pas à votre place : le droit à déduction, qui dépend de la catégorie et du justificatif — c’est tout l’objet de cette page.

Questions fréquentes

La TVA d'un repas d'affaires est-elle récupérable ?

Oui, à 100 %. La TVA sur la restauration est déductible quel que soit le bénéficiaire du repas — dirigeant, salarié ou client invité. Le taux est généralement de 10 % (nourriture consommée sur place), 20 % sur les boissons alcoolisées. Il faut un justificatif mentionnant la TVA, et une facture au nom de l'entreprise dès que l'addition dépasse 150 € HT.

Peut-on récupérer la TVA sur une nuit d'hôtel ?

Non pour la nuitée d'un salarié ou d'un dirigeant de l'entreprise : l'hébergement est expressément exclu du droit à déduction (article 206 de l'annexe II au CGI). La TVA à 10 % sur la chambre est perdue. En revanche, le petit-déjeuner ou le repas pris à l'hôtel reste déductible s'il est facturé séparément de la chambre. Et la nuitée réglée pour un tiers à l'entreprise (un client, un intervenant extérieur) redevient, elle, récupérable.

Quelle TVA récupère-t-on sur le carburant en 2026 ?

Essence et gazole sont désormais alignés : 80 % de la TVA est déductible pour un véhicule de tourisme, 100 % pour un véhicule utilitaire. L'électricité et le GNV sont récupérables à 100 %, même sur un véhicule de tourisme. Ce droit à déduction ne concerne que les frais réels de carburant : si vous êtes au barème kilométrique, la question ne se pose pas, le carburant est déjà inclus dans le barème.

La TVA d'une course de taxi ou de VTC est-elle récupérable ?

Non, pas pour l'entreprise cliente. Le transport de personnes — taxi, VTC, train, avion, métro — est exclu du droit à déduction (article 206 de l'annexe II au CGI). La course reste facturée à 10 % de TVA, mais l'entreprise ne récupère pas cette TVA : elle rembourse le salarié sur le montant TTC et passe la dépense en charge. Seuls les chauffeurs de taxi eux-mêmes, assimilés à des transporteurs publics, récupèrent la TVA sur leurs propres frais.

Un salarié récupère-t-il la TVA de sa note de frais ?

Non. Un salarié n'est pas assujetti à la TVA : il ne la récupère jamais à titre personnel. C'est l'entreprise, redevable de la TVA, qui déduit la TVA des dépenses professionnelles — à condition de détenir un justificatif à son nom mentionnant la TVA. L'entreprise rembourse le salarié sur le montant TTC ; la récupération de TVA se joue ensuite dans sa comptabilité, pas sur la fiche du collaborateur.

Une facture au nom du salarié permet-elle de récupérer la TVA ?

Non. Pour déduire la TVA, l'entreprise doit détenir une facture à son propre nom, pas au nom du salarié. En pratique, pour les dépenses de moins de 150 € HT, un ticket ou une note simplifiée mentionnant clairement le taux et le montant de TVA suffit. Au-delà de 150 € HT, une facture nominative complète est obligatoire — demandez-la sur place, elle est rarement rattrapable après coup.

Un auto-entrepreneur récupère-t-il la TVA de ses frais ?

Non, tant qu'il relève de la franchise en base de TVA : il ne facture pas de TVA à ses clients et ne récupère aucune TVA sur ses dépenses. La question de la TVA récupérable ne concerne que les entreprises effectivement assujetties. Pour un micro-entrepreneur, l'abattement forfaitaire est censé couvrir l'ensemble des charges, TVA comprise.

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