Générez votre note de frais en PDF
Créez un document PDF professionnel pour vos notes de frais. Notre générateur calcule automatiquement la TVA et les totaux, et produit un PDF prêt à imprimer ou à envoyer.
Sans inscription • Aperçu gratuit • Vous ne payez que pour le document définitif sans filigrane
Pourquoi le format PDF pour une note de frais ?
Le PDF est le format de référence pour transmettre une note de frais : il fige la mise en page, s'ouvre sur tous les appareils, s'imprime à l'identique et ne peut pas être modifié par erreur comme un fichier Excel. C'est le format attendu par la plupart des services comptables et des logiciels de gestion.
Un PDF généré en quelques secondes
Saisissez vos informations et vos dépenses dans le formulaire, vérifiez l'aperçu en direct, puis téléchargez votre note de frais au format PDF A4. Le document inclut l'en-tête entreprise, le détail des dépenses avec TVA, les indemnités kilométriques, le total à rembourser et les blocs de signature.
Imprimable et archivable
Votre PDF est prêt à être imprimé, envoyé par email ou archivé pour votre comptabilité. La prévisualisation est gratuite et illimitée, filigrane d'aperçu compris ; le téléchargement du PDF sans filigrane est à 4,90 €, ou inclus dans l'abonnement Pro à 19,90 €/an pour des téléchargements illimités pendant un an.
Questions fréquentes
Le PDF est-il au format A4 ?
Oui, le document est généré au format A4 portrait, prêt à imprimer ou à envoyer par email.
Puis-je modifier le PDF après génération ?
Le PDF est figé, mais vous pouvez revenir au générateur, ajuster vos dépenses et régénérer un nouveau document à tout moment.
Comment ça marche ?
Saisissez
Remplissez vos informations et ajoutez vos dépenses ligne par ligne. Le calcul de la TVA est automatique.
Vérifiez
Consultez le récapitulatif par catégorie avec les totaux HT, TVA et TTC calculés automatiquement.
Téléchargez
Téléchargez votre note de frais en PDF professionnel, prête à être signée et soumise.
Pourquoi utiliser gestion-notes-de-frais.fr ?
Calcul automatique TVA
La TVA est calculée automatiquement selon le taux sélectionné (20%, 10%, 5.5%). Plus d'erreurs de calcul.
PDF professionnel
Un document PDF propre et professionnel avec en-tête, tableau de dépenses et espaces de signature.
Conforme aux normes
Format standard accepté par toutes les entreprises. Catégories de dépenses conformes aux usages comptables.
Rapide et simple
Créez votre note de frais en moins de 2 minutes. Interface intuitive, pas besoin de formation.
Multi-catégories
Transport, repas, hébergement, fournitures, téléphone, parking, péage, taxi/VTC et autres.
Sauvegarde locale
Vos données sont sauvegardées automatiquement dans votre navigateur. Reprenez où vous en étiez.
Tarifs simples et transparents
Commencez gratuitement, payez uniquement pour le document définitif sans filigrane (PDF, Excel ou CSV).
Gratuit
pour toujours
- Saisie des dépenses
- Calcul automatique TVA
- Prévisualisation complète (filigranée)
- Sauvegarde navigateur
- Historique de vos notes avec un compte gratuit
- Téléchargement PDF
- Excel et CSV sans filigrane
PDF unique
par téléchargement
- Tout le plan gratuit
- Téléchargement PDF professionnel
- Format A4 prêt à imprimer
- Espaces de signature inclus
- Exports Excel et CSV sans filigrane
- PDF illimités toute l'année
Pro
par an
- Tout le plan PDF
- PDF illimités pendant 1 an
- Exports Excel et CSV sans filigrane, illimités
Questions fréquentes
Comment remplir une note de frais ?
Pour remplir une note de frais, commencez par indiquer vos informations personnelles (nom, prénom, entreprise, service). Ensuite, ajoutez chaque dépense ligne par ligne en précisant la date, la nature (transport, repas, hébergement...), une description, le lieu et le montant. Notre outil calcule automatiquement la TVA et les totaux.
Quelles dépenses sont remboursables ?
Les dépenses remboursables varient selon la politique de votre entreprise, mais incluent généralement : les frais de transport (train, avion, carburant, péages), les repas d'affaires, l'hébergement lors de déplacements, les frais de téléphone professionnel, les fournitures de bureau et les frais de parking. Conservez toujours vos justificatifs.
Le générateur est-il vraiment gratuit ?
Oui, la saisie de vos dépenses et la prévisualisation de votre note de frais sont entièrement gratuites — l'aperçu et les exports tableur portent alors un filigrane. Vous pouvez vérifier votre document avant de décider de le télécharger. Le document définitif sans filigrane (PDF, Excel ou CSV) est à 4,90 € par note, ou illimité pendant un an avec l'abonnement Pro à 19,90 €/an.
Comment sont calculées les indemnités kilométriques ?
Le barème fiscal 2026 (identique à celui de 2024 et 2025) s'applique sur votre total annuel de kilomètres, pas trajet par trajet : au-delà de 5 000 km en voiture, le coefficient baisse et un forfait fixe s'ajoute. Le générateur additionne vos trajets et choisit la bonne tranche tout seul, majoration de 20 % comprise pour les voitures 100 % électriques. Le détail des trois barèmes est sur notre page calcul des frais kilométriques 2026.
Comment est calculée la TVA ?
La TVA est calculée automatiquement selon le taux que vous sélectionnez pour chaque dépense. Le taux par défaut est de 20% (taux normal), mais vous pouvez le modifier à 10% (restauration, transport) ou 5,5% (alimentation). Le montant TTC est calculé à partir du montant HT et du taux de TVA. Attention : afficher un taux ne veut pas dire que l’entreprise récupère la TVA — l’hôtel et le taxi en sont exclus. On détaille ce qui est vraiment récupérable sur notre page TVA sur une note de frais.
Mes données sont-elles sécurisées ?
Vos données sont sauvegardées localement dans votre navigateur (localStorage). Si vous créez un compte — la création de compte est gratuite —, vos notes sont également sauvegardées de façon sécurisée sur nos serveurs et retrouvables dans votre tableau de bord. Nous ne partageons jamais vos données avec des tiers. Consultez notre politique de confidentialité pour plus de détails.
Quel format de PDF est généré ?
Le PDF généré est au format A4, avec un en-tête professionnel, un tableau détaillé des dépenses, un récapitulatif par catégorie, les totaux HT/TVA/TTC et des espaces pour les signatures du collaborateur et du responsable. Le document est prêt à être imprimé ou envoyé par email.
Prêt à créer votre note de frais ?
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