Modèle de note de frais Excel 2026
Le fichier .xlsx se télécharge directement, sans compte et sans laisser d'email. Il arrive avec ses formules de TVA, ses totaux et son bloc kilométrique. Et si vous préférez ne pas le remplir à la main, le générateur sort exactement le même classeur, déjà rempli et calculé.
Sans inscription • Aperçu gratuit • Vous ne payez que pour le document définitif sans filigrane
Télécharger le modèle de note de frais Excel
Télécharger le modèle vierge (.xlsx) — gratuit, sans inscription, sans email. Le fichier s'ouvre dans Excel 2007 et suivants, LibreOffice Calc et Google Sheets.
Ce que le fichier contient exactement
La plupart des modèles de note de frais qui circulent sont des tableaux vides où tout est à retaper, totaux compris. Ici les calculs sont déjà câblés :
- Un tableau de dépenses en 8 colonnes : date, nature, description, lieu, montant HT, taux de TVA, TVA, montant TTC.
- Les colonnes TVA et TTC sont de vraies formules (
=ROUND(E10*F10/100;2)et=E10+G10), pas des montants figés. Vous tapez le HT et le taux, le reste suit. - Un tableau kilométrique séparé (date, trajet, motif, distance, indemnité) avec la ligne du véhicule et sa puissance fiscale.
- Un récapitulatif dont le total renvoie aux deux tableaux : corrigez un montant, le total à rembourser se met à jour.
- Un bloc signature du collaborateur et visa du responsable.
- La mention de conservation des justificatifs : 6 ans, au titre de l'article L102 B du Livre des procédures fiscales.
Le même fichier, mais déjà rempli
Un modèle vierge vous laisse quand même le travail : retrouver le bon taux de TVA par catégorie (et savoir laquelle est récupérable), appliquer le barème kilométrique, vérifier les totaux. Le générateur de note de frais fait ces trois choses, puis vous rend le classeur en un clic — bouton « Exporter en Excel (.xlsx) », sans compte. Ce classeur pré-rempli est filigrané tant qu'il n'est pas payé ; le filigrane disparaît avec le PDF à 4,90 € ou l'abonnement Pro. Un export CSV est disponible à côté si votre comptable préfère l'importer dans son logiciel.
Le piège que le modèle Excel ne rattrape pas : le seuil des 5 000 km
Le barème kilométrique n'est pas un simple prix au kilomètre. Pour une voiture de 5 CV, le tarif est de 0,636 €/km tant que vous restez sous 5 000 km sur l'année. Un aller-retour Bordeaux-Lyon de 320 km donne donc 203,52 €. Au-delà de 5 000 km annuels, on bascule sur une autre formule (0,357 €/km + 1 395 €), et le tarif au kilomètre change pour l'ensemble de vos trajets de l'année.
Le point à retenir : ce seuil s'apprécie sur le total annuel, toutes vos notes confondues — pas sur la note du mois. Un fichier Excel isolé ne peut pas le savoir, et c'est l'erreur de calcul la plus courante sur ce type de document. Notre calculateur de frais kilométriques 2026 détaille les tranches par puissance fiscale, pour voiture, moto et cyclomoteur, majoration de 20 % pour les véhicules 100 % électriques comprise.
Excel ou PDF : lequel envoyer ?
Franchement, pour un auto-entrepreneur qui archive ses propres notes, le modèle .xlsx vierge — libre et sans filigrane — suffit. Le PDF sert quand le document sort de chez vous : il fige la mise en page, personne ne peut modifier un montant par inadvertance, et c'est ce qu'attendent la plupart des services comptables. Les deux formats partent des mêmes données : côté générateur, le document définitif sans filigrane (PDF, Excel ou CSV) est à 4,90 € à l'unité, ou 19,90 €/an en illimité.
Questions fréquentes
Le modèle de note de frais Excel est-il gratuit ?
Oui. Le fichier .xlsx vierge se télécharge directement, sans compte ni email et sans filigrane. En revanche, le classeur pré-rempli exporté depuis le générateur est filigrané tant qu'il n'est pas payé, comme le PDF : 4,90 € à l'unité, ou 19,90 €/an en illimité.
Le fichier contient-il des formules ou juste des cases vides ?
Il contient des formules. Les colonnes TVA et TTC, les totaux de chaque tableau et le récapitulatif sont calculés par Excel. Vous saisissez le montant HT et le taux, le reste se met à jour tout seul.
Puis-je importer mon fichier Excel existant dans le générateur ?
Non, il n'y a pas d'import : la saisie se fait ligne par ligne dans le formulaire. L'export, lui, fonctionne dans les deux formats, .xlsx et CSV.
Le fichier s'ouvre-t-il dans LibreOffice ou Google Sheets ?
Oui. C'est un .xlsx standard (Office Open XML), lisible par Excel 2007 et suivants, LibreOffice Calc, Numbers et Google Sheets.
Combien de temps faut-il conserver les justificatifs ?
Six ans. L'article L102 B du Livre des procédures fiscales impose de conserver les pièces justificatives pendant six ans à compter de la dernière opération mentionnée. La mention figure en bas du modèle Excel.
Comment ça marche ?
Saisissez
Remplissez vos informations et ajoutez vos dépenses ligne par ligne. Le calcul de la TVA est automatique.
Vérifiez
Consultez le récapitulatif par catégorie avec les totaux HT, TVA et TTC calculés automatiquement.
Téléchargez
Téléchargez votre note de frais en PDF professionnel, prête à être signée et soumise.
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Calcul automatique TVA
La TVA est calculée automatiquement selon le taux sélectionné (20%, 10%, 5.5%). Plus d'erreurs de calcul.
PDF professionnel
Un document PDF propre et professionnel avec en-tête, tableau de dépenses et espaces de signature.
Conforme aux normes
Format standard accepté par toutes les entreprises. Catégories de dépenses conformes aux usages comptables.
Rapide et simple
Créez votre note de frais en moins de 2 minutes. Interface intuitive, pas besoin de formation.
Multi-catégories
Transport, repas, hébergement, fournitures, téléphone, parking, péage, taxi/VTC et autres.
Sauvegarde locale
Vos données sont sauvegardées automatiquement dans votre navigateur. Reprenez où vous en étiez.
Tarifs simples et transparents
Commencez gratuitement, payez uniquement pour le document définitif sans filigrane (PDF, Excel ou CSV).
Gratuit
pour toujours
- Saisie des dépenses
- Calcul automatique TVA
- Prévisualisation complète (filigranée)
- Sauvegarde navigateur
- Historique de vos notes avec un compte gratuit
- Téléchargement PDF
- Excel et CSV sans filigrane
PDF unique
par téléchargement
- Tout le plan gratuit
- Téléchargement PDF professionnel
- Format A4 prêt à imprimer
- Espaces de signature inclus
- Exports Excel et CSV sans filigrane
- PDF illimités toute l'année
Pro
par an
- Tout le plan PDF
- PDF illimités pendant 1 an
- Exports Excel et CSV sans filigrane, illimités
Questions fréquentes
Comment remplir une note de frais ?
Pour remplir une note de frais, commencez par indiquer vos informations personnelles (nom, prénom, entreprise, service). Ensuite, ajoutez chaque dépense ligne par ligne en précisant la date, la nature (transport, repas, hébergement...), une description, le lieu et le montant. Notre outil calcule automatiquement la TVA et les totaux.
Quelles dépenses sont remboursables ?
Les dépenses remboursables varient selon la politique de votre entreprise, mais incluent généralement : les frais de transport (train, avion, carburant, péages), les repas d'affaires, l'hébergement lors de déplacements, les frais de téléphone professionnel, les fournitures de bureau et les frais de parking. Conservez toujours vos justificatifs.
Le générateur est-il vraiment gratuit ?
Oui, la saisie de vos dépenses et la prévisualisation de votre note de frais sont entièrement gratuites — l'aperçu et les exports tableur portent alors un filigrane. Vous pouvez vérifier votre document avant de décider de le télécharger. Le document définitif sans filigrane (PDF, Excel ou CSV) est à 4,90 € par note, ou illimité pendant un an avec l'abonnement Pro à 19,90 €/an.
Comment sont calculées les indemnités kilométriques ?
Le barème fiscal 2026 (identique à celui de 2024 et 2025) s'applique sur votre total annuel de kilomètres, pas trajet par trajet : au-delà de 5 000 km en voiture, le coefficient baisse et un forfait fixe s'ajoute. Le générateur additionne vos trajets et choisit la bonne tranche tout seul, majoration de 20 % comprise pour les voitures 100 % électriques. Le détail des trois barèmes est sur notre page calcul des frais kilométriques 2026.
Comment est calculée la TVA ?
La TVA est calculée automatiquement selon le taux que vous sélectionnez pour chaque dépense. Le taux par défaut est de 20% (taux normal), mais vous pouvez le modifier à 10% (restauration, transport) ou 5,5% (alimentation). Le montant TTC est calculé à partir du montant HT et du taux de TVA. Attention : afficher un taux ne veut pas dire que l’entreprise récupère la TVA — l’hôtel et le taxi en sont exclus. On détaille ce qui est vraiment récupérable sur notre page TVA sur une note de frais.
Mes données sont-elles sécurisées ?
Vos données sont sauvegardées localement dans votre navigateur (localStorage). Si vous créez un compte — la création de compte est gratuite —, vos notes sont également sauvegardées de façon sécurisée sur nos serveurs et retrouvables dans votre tableau de bord. Nous ne partageons jamais vos données avec des tiers. Consultez notre politique de confidentialité pour plus de détails.
Quel format de PDF est généré ?
Le PDF généré est au format A4, avec un en-tête professionnel, un tableau détaillé des dépenses, un récapitulatif par catégorie, les totaux HT/TVA/TTC et des espaces pour les signatures du collaborateur et du responsable. Le document est prêt à être imprimé ou envoyé par email.
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