Modèle de note de frais Excel 2026

Télécharger le modèle de note de frais Excel

Télécharger le modèle vierge (.xlsx) — gratuit, sans inscription, sans email. Le fichier s'ouvre dans Excel 2007 et suivants, LibreOffice Calc et Google Sheets.

Ce que le fichier contient exactement

La plupart des modèles de note de frais qui circulent sont des tableaux vides où tout est à retaper, totaux compris. Ici les calculs sont déjà câblés :

• Un tableau de dépenses en 8 colonnes : date, nature, description, lieu, montant HT, taux de TVA, TVA, montant TTC.
• Les colonnes TVA et TTC sont de vraies formules (=ROUND(E10*F10/100;2) et =E10+G10), pas des montants figés. Vous tapez le HT et le taux, le reste suit.
• Un tableau kilométrique séparé (date, trajet, motif, distance, indemnité) avec la ligne du véhicule et sa puissance fiscale.
• Un récapitulatif dont le total renvoie aux deux tableaux : corrigez un montant, le total à rembourser se met à jour.
• Un bloc signature du collaborateur et visa du responsable.
• La mention de conservation des justificatifs : 6 ans, au titre de l'article L102 B du Livre des procédures fiscales.

Le même fichier, mais déjà rempli

Un modèle vierge vous laisse quand même le travail : retrouver le bon taux de TVA par catégorie (et savoir laquelle est récupérable), appliquer le barème kilométrique, vérifier les totaux. Le générateur de note de frais fait ces trois choses, puis vous rend le classeur en un clic — bouton « Exporter en Excel (.xlsx) », sans compte. Ce classeur pré-rempli est filigrané tant qu'il n'est pas payé ; le filigrane disparaît avec le PDF à 4,90 € ou l'abonnement Pro. Un export CSV est disponible à côté si votre comptable préfère l'importer dans son logiciel.

Le piège que le modèle Excel ne rattrape pas : le seuil des 5 000 km

Le barème kilométrique n'est pas un simple prix au kilomètre. Pour une voiture de 5 CV, le tarif est de 0,636 €/km tant que vous restez sous 5 000 km sur l'année. Un aller-retour Bordeaux-Lyon de 320 km donne donc 203,52 €. Au-delà de 5 000 km annuels, on bascule sur une autre formule (0,357 €/km + 1 395 €), et le tarif au kilomètre change pour l'ensemble de vos trajets de l'année.

Le point à retenir : ce seuil s'apprécie sur le total annuel, toutes vos notes confondues — pas sur la note du mois. Un fichier Excel isolé ne peut pas le savoir, et c'est l'erreur de calcul la plus courante sur ce type de document. Notre calculateur de frais kilométriques 2026 détaille les tranches par puissance fiscale, pour voiture, moto et cyclomoteur, majoration de 20 % pour les véhicules 100 % électriques comprise.

Excel ou PDF : lequel envoyer ?

Franchement, pour un auto-entrepreneur qui archive ses propres notes, le modèle .xlsx vierge — libre et sans filigrane — suffit. Le PDF sert quand le document sort de chez vous : il fige la mise en page, personne ne peut modifier un montant par inadvertance, et c'est ce qu'attendent la plupart des services comptables. Les deux formats partent des mêmes données : côté générateur, le document définitif sans filigrane (PDF, Excel ou CSV) est à 4,90 € à l'unité, ou Pro à 4,90 €/mois (39 €/an) en illimité.

Questions fréquentes

Le modèle de note de frais Excel est-il gratuit ?

Oui. Le fichier .xlsx vierge se télécharge directement, sans compte ni email et sans filigrane. En revanche, le classeur pré-rempli exporté depuis le générateur est filigrané tant qu'il n'est pas payé, comme le PDF : 4,90 € à l'unité, ou Pro à 4,90 €/mois (39 €/an) en illimité.

Le fichier contient-il des formules ou juste des cases vides ?

Il contient des formules. Les colonnes TVA et TTC, les totaux de chaque tableau et le récapitulatif sont calculés par Excel. Vous saisissez le montant HT et le taux, le reste se met à jour tout seul.

Puis-je importer mon fichier Excel existant dans le générateur ?

Non, il n'y a pas d'import : la saisie se fait ligne par ligne dans le formulaire. L'export, lui, fonctionne dans les deux formats, .xlsx et CSV.

Le fichier s'ouvre-t-il dans LibreOffice ou Google Sheets ?

Oui. C'est un .xlsx standard (Office Open XML), lisible par Excel 2007 et suivants, LibreOffice Calc, Numbers et Google Sheets.

Combien de temps faut-il conserver les justificatifs ?

Six ans. L'article L102 B du Livre des procédures fiscales impose de conserver les pièces justificatives pendant six ans à compter de la dernière opération mentionnée. La mention figure en bas du modèle Excel.