Exemple de note de frais : comment bien la remplir
Vous ne savez pas comment remplir une note de frais ? Découvrez notre exemple complet et utilisez notre générateur en ligne pour créer la vôtre en quelques minutes.
Sans inscription • Aperçu gratuit • Vous ne payez que pour le document définitif sans filigrane
Exemple concret de note de frais
Prenons le cas d'un commercial qui se déplace pour rencontrer un client. Sa note de frais du mois pourrait contenir : un trajet de 120 km en voiture (5 CV) calculé au barème kilométrique — soit 76,32 € s'il reste sous les 5 000 km annuels —, un déjeuner d'affaires à 28 € TTC (TVA 10 %), une nuit d'hôtel à 95 € TTC (TVA 10 %), et un parking à 12 € TTC (TVA 20 %). Le total à rembourser additionne l'indemnité kilométrique et le TTC des dépenses sur justificatifs. Pour vérifier le montant selon votre puissance fiscale, utilisez notre calculateur de frais kilométriques 2026.
Les étapes pour bien la remplir
- Renseignez votre identité, votre service et votre entreprise.
- Indiquez la période (mois concerné).
- Ajoutez chaque dépense avec sa date, sa catégorie et son montant — la TVA se calcule seule.
- Pour les trajets en véhicule personnel, saisissez les kilomètres : le barème fiscal 2026 fait le calcul.
- Vérifiez le total et téléchargez le PDF.
Les erreurs fréquentes à éviter
Oublier de joindre les justificatifs, se tromper de taux de TVA, mélanger plusieurs mois sur une même note, ou additionner manuellement les totaux. Une autre méprise coûteuse : croire que toute la TVA de la note est récupérable alors que l'hôtel et le taxi en sont exclus. Notre générateur élimine les erreurs de calcul en automatisant la TVA et en structurant le document.
Questions fréquentes
Faut-il joindre les justificatifs à la note de frais ?
Oui, l'employeur exige généralement les justificatifs (tickets, factures) correspondant à chaque dépense déclarée.
Comment sont calculées les indemnités kilométriques ?
Elles suivent le barème fiscal 2026 (inchangé depuis 2023) selon le type de véhicule, sa puissance fiscale et le total annuel de kilomètres. Le seuil se juge sur l'année : au-delà de 5 000 km en voiture, le coefficient baisse et un forfait fixe s'ajoute.
Comment ça marche ?
Saisissez
Remplissez vos informations et ajoutez vos dépenses ligne par ligne. Le calcul de la TVA est automatique.
Vérifiez
Consultez le récapitulatif par catégorie avec les totaux HT, TVA et TTC calculés automatiquement.
Téléchargez
Téléchargez votre note de frais en PDF professionnel, prête à être signée et soumise.
Pourquoi utiliser gestion-notes-de-frais.fr ?
Calcul automatique TVA
La TVA est calculée automatiquement selon le taux sélectionné (20%, 10%, 5.5%). Plus d'erreurs de calcul.
PDF professionnel
Un document PDF propre et professionnel avec en-tête, tableau de dépenses et espaces de signature.
Conforme aux normes
Format standard accepté par toutes les entreprises. Catégories de dépenses conformes aux usages comptables.
Rapide et simple
Créez votre note de frais en moins de 2 minutes. Interface intuitive, pas besoin de formation.
Multi-catégories
Transport, repas, hébergement, fournitures, téléphone, parking, péage, taxi/VTC et autres.
Sauvegarde locale
Vos données sont sauvegardées automatiquement dans votre navigateur. Reprenez où vous en étiez.
Tarifs simples et transparents
Commencez gratuitement, payez uniquement pour le document définitif sans filigrane (PDF, Excel ou CSV).
Gratuit
pour toujours
- Saisie des dépenses
- Calcul automatique TVA
- Prévisualisation complète (filigranée)
- Sauvegarde navigateur
- Historique de vos notes avec un compte gratuit
- Téléchargement PDF
- Excel et CSV sans filigrane
PDF unique
par téléchargement
- Tout le plan gratuit
- Téléchargement PDF professionnel
- Format A4 prêt à imprimer
- Espaces de signature inclus
- Exports Excel et CSV sans filigrane
- PDF illimités toute l'année
Pro
par an
- Tout le plan PDF
- PDF illimités pendant 1 an
- Exports Excel et CSV sans filigrane, illimités
Questions fréquentes
Comment remplir une note de frais ?
Pour remplir une note de frais, commencez par indiquer vos informations personnelles (nom, prénom, entreprise, service). Ensuite, ajoutez chaque dépense ligne par ligne en précisant la date, la nature (transport, repas, hébergement...), une description, le lieu et le montant. Notre outil calcule automatiquement la TVA et les totaux.
Quelles dépenses sont remboursables ?
Les dépenses remboursables varient selon la politique de votre entreprise, mais incluent généralement : les frais de transport (train, avion, carburant, péages), les repas d'affaires, l'hébergement lors de déplacements, les frais de téléphone professionnel, les fournitures de bureau et les frais de parking. Conservez toujours vos justificatifs.
Le générateur est-il vraiment gratuit ?
Oui, la saisie de vos dépenses et la prévisualisation de votre note de frais sont entièrement gratuites — l'aperçu et les exports tableur portent alors un filigrane. Vous pouvez vérifier votre document avant de décider de le télécharger. Le document définitif sans filigrane (PDF, Excel ou CSV) est à 4,90 € par note, ou illimité pendant un an avec l'abonnement Pro à 19,90 €/an.
Comment sont calculées les indemnités kilométriques ?
Le barème fiscal 2026 (identique à celui de 2024 et 2025) s'applique sur votre total annuel de kilomètres, pas trajet par trajet : au-delà de 5 000 km en voiture, le coefficient baisse et un forfait fixe s'ajoute. Le générateur additionne vos trajets et choisit la bonne tranche tout seul, majoration de 20 % comprise pour les voitures 100 % électriques. Le détail des trois barèmes est sur notre page calcul des frais kilométriques 2026.
Comment est calculée la TVA ?
La TVA est calculée automatiquement selon le taux que vous sélectionnez pour chaque dépense. Le taux par défaut est de 20% (taux normal), mais vous pouvez le modifier à 10% (restauration, transport) ou 5,5% (alimentation). Le montant TTC est calculé à partir du montant HT et du taux de TVA. Attention : afficher un taux ne veut pas dire que l’entreprise récupère la TVA — l’hôtel et le taxi en sont exclus. On détaille ce qui est vraiment récupérable sur notre page TVA sur une note de frais.
Mes données sont-elles sécurisées ?
Vos données sont sauvegardées localement dans votre navigateur (localStorage). Si vous créez un compte — la création de compte est gratuite —, vos notes sont également sauvegardées de façon sécurisée sur nos serveurs et retrouvables dans votre tableau de bord. Nous ne partageons jamais vos données avec des tiers. Consultez notre politique de confidentialité pour plus de détails.
Quel format de PDF est généré ?
Le PDF généré est au format A4, avec un en-tête professionnel, un tableau détaillé des dépenses, un récapitulatif par catégorie, les totaux HT/TVA/TTC et des espaces pour les signatures du collaborateur et du responsable. Le document est prêt à être imprimé ou envoyé par email.
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