Note de frais taxi et VTC : déclarer une course sans se tromper

Déclarer une course de taxi ou de VTC, étape par étape

Une ligne de taxi bien remplie tient en cinq informations. C’est ce qu’attend un service comptable pour valider sans revenir vers vous :

1. La date de la course.
2. Le trajet : point de départ et destination (par exemple « Gare Montparnasse → client, 15e »).
3. Le motif professionnel : rendez-vous client, salon, correspondance train. C’est lui qui rattache la dépense à l’activité.
4. Le montant TTC, celui réellement payé, tel qu’il apparaît sur le justificatif.
5. Le justificatif joint : facture VTC en PDF, ou à défaut reçu du taxi.

La catégorie « Taxi / VTC » du générateur pré-remplit le taux de TVA à 10 % et calcule le HT à partir du TTC : vous saisissez le montant payé, la ligne se met en forme.

La TVA à 10 %… que l’entreprise ne récupère pas

C’est le point contre-intuitif de cette dépense. Une course affiche bien 10 % de TVA (taux du transport de personnes). Pourtant l’entreprise qui rembourse le salarié ne récupère pas cette TVA : le transport de personnes — taxi, VTC, train, avion, métro — est exclu du droit à déduction par l’article 206 de l’annexe II au Code général des impôts.

Concrètement, une course à 33 € TTC contient 3 € de TVA : l’entreprise rembourse les 33 € au salarié et passe les 33 € en charge, sans déduire les 3 €. La seule exception : le chauffeur de taxi ou de VTC lui-même, assimilé à un transporteur public de voyageurs, récupère la TVA sur ses propres dépenses professionnelles. Pour l’entreprise cliente, la TVA de la course est perdue — au même titre que la nuit d’hôtel. Le détail des dépenses récupérables ou non est sur la page TVA sur une note de frais.

Reçu ou facture : ce que la comptabilité accepte

Les deux ne se valent pas, et c’est la source de la moitié des rejets sur cette dépense.

Un reçu — le petit ticket imprimé — dépanne pour une course modeste. Mais ce n’est pas une facture : il ne porte ni le nom de l’entreprise ni toujours le détail de la TVA. Dès que le montant pèse, réclamez une facture : le chauffeur peut l’établir sur place, et les applications VTC la génèrent automatiquement. Comme la TVA n’est de toute façon pas récupérable, l’enjeu n’est pas la déduction mais la justification de la charge : un justificatif propre, daté, rattaché à un motif.

Récupérer sa facture Uber, Bolt ou Heetch

Les trois fonctionnent pareil, et beaucoup de gens joignent une capture d’écran du montant au lieu du vrai document. La facture PDF est pourtant à deux clics :

• Uber : « Vos courses » → la course → « Reçu » puis « Facture ». Le PDF part par e-mail. Sur un compte Uber for Business, les factures sont centralisées et récupérables en lot.
• Bolt : « Historique des trajets » → le trajet → « Obtenir une facture ». Renseignez une fois vos informations professionnelles pour qu’elles figurent dessus.
• Heetch : historique de la course → reçu / facture téléchargeable.

Joignez le PDF, jamais la simple capture du prix : elle ne comporte pas les mentions qui font d’un document un justificatif.

Taxi ou indemnité kilométrique : l’un exclut l’autre

Erreur classique quand on remplit vite : cocher une course de taxi et réclamer des kilomètres pour le même déplacement. Impossible. L’indemnité kilométrique rémunère l’usage de votre véhicule personnel. Dans un taxi, c’est le chauffeur qui conduit : vous n’usez pas votre voiture, donc aucune indemnité kilométrique.

La règle pour un trajet donné :

• Vous prenez votre voiture → barème kilométrique (voir le calcul des frais kilométriques 2026).
• Vous prenez un taxi / VTC → remboursement au réel, sur justificatif, au TTC.

Jamais les deux sur le même déplacement. Sur une même note, en revanche, vous pouvez très bien avoir des kilomètres un jour (voiture) et un taxi un autre jour : ce sont des trajets distincts.

Exemple concret d’une ligne taxi

Julie, consultante, enchaîne deux rendez-vous à Lyon après son TGV. Sa ligne de note de frais :

L’entreprise lui rembourse 22,00 €. Les 2,00 € de TVA restent à la charge de l’entreprise (non récupérables), et la dépense passe en charge pour son montant TTC. Rien d’autre à faire : pas d’indemnité kilométrique, pas de calcul de déduction de TVA.

Passer la course dans le générateur

Le générateur de note de frais a une catégorie « Taxi / VTC » pré-paramétrée au taux de 10 %. Vous saisissez la date, le trajet en description, le motif et le montant TTC ; la ligne s’intègre au tableau avec vos autres dépenses, et le total à rembourser s’ajuste. Le document final ventile la TVA par ligne, ce qui montre clairement à votre comptable que la TVA du taxi n’est pas à déduire. Aperçu gratuit ; PDF sans filigrane à 4,90 € si vous le téléchargez.

Questions fréquentes

La TVA d'une course de taxi est-elle récupérable ?

Non, pas pour l'entreprise qui rembourse le salarié. Le transport de personnes est exclu du droit à déduction (article 206 de l'annexe II au CGI). La course est facturée à 10 % de TVA, mais l'entreprise ne la récupère pas : elle rembourse le collaborateur au montant TTC et passe la dépense en charge. Seul le chauffeur de taxi ou de VTC, assimilé à un transporteur public, récupère la TVA sur ses propres frais professionnels.

Un reçu de taxi suffit-il pour une note de frais ?

Pour un petit montant, un reçu daté avec le trajet et le prix passe en général. Mais un reçu n'est pas une facture : il ne comporte ni le nom de l'entreprise ni toujours le détail de la TVA. Dès que la dépense compte, réclamez une facture — le chauffeur peut l'établir, et les applications VTC la génèrent automatiquement. C'est elle que votre comptabilité attend pour justifier proprement la dépense.

Comment récupérer sa facture Uber ou Bolt ?

Dans l'application : ouvrez l'historique des courses, sélectionnez le trajet, puis « Obtenir une facture » ou « Reçu / Facture ». Le PDF arrive par e-mail ou se télécharge directement. Pour Uber, une facture est émise par course dès que le profil est renseigné ; sur un compte Uber for Business, elles sont centralisées. Joignez toujours le PDF, pas la simple capture d'écran du montant.

Peut-on cumuler un taxi et l'indemnité kilométrique sur le même trajet ?

Non. L'indemnité kilométrique rémunère l'usage de votre véhicule personnel. Une course de taxi ou de VTC, c'est quelqu'un d'autre qui conduit : vous n'utilisez pas votre voiture, donc pas d'indemnité kilométrique. Sur un déplacement, soit vous prenez votre véhicule et appliquez le barème kilométrique, soit vous prenez un taxi et vous le remboursez au réel sur justificatif. Jamais les deux pour le même trajet.

Un pourboire au chauffeur est-il remboursé ?

En général non. Le pourboire est facultatif et ne figure pas sur le justificatif : sans montant justifié, l'entreprise ne le rembourse pas. Si vous tenez à le passer, il faut qu'il apparaisse sur la facture (certaines applications VTC permettent de l'ajouter avant émission), sinon il reste à votre charge.

Un taxi entre le domicile et le travail est-il remboursable ?

En principe non : le trajet domicile-travail est un déplacement personnel, pas professionnel, il n'a pas à figurer sur une note de frais. Il existe des exceptions justifiables — horaires de nuit, absence de transport en commun, contrainte de sécurité, transport d'un salarié en situation de handicap — mais elles doivent être motivées et relever de la politique de l'entreprise. Un rendez-vous client en taxi, lui, est un déplacement professionnel classique, remboursable.

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