Modèle de note de frais kilométrique Excel 2026 (à télécharger)

À quoi ressemble le tableau

La plupart des « modèles kilométriques » qui circulent sont de simples tableaux vides, sans la moindre formule : on y retape tout, y compris le calcul de l’indemnité. Ici, la colonne Indemnité est une vraie formule Excel (= distance × barème), et le total se met à jour tout seul. Voici les sept colonnes :

Dans le fichier, seules les cellules Date, Motif, Trajet, Distance et Barème sont à saisir ; l’indemnité et les deux totaux (kilomètres et euros) sont calculés. Vous changez une distance, tout suit.

Le barème kilométrique 2026 pré-rempli dans le fichier

Le barème au kilomètre est proposé par défaut sur la valeur de la 5 CV (0,636 €/km), la puissance la plus courante ; il se change en une cellule selon votre véhicule. Les cinq tranches de puissance sont rappelées en bas du classeur pour ne pas avoir à les chercher :

Pour un véhicule 100 % électrique, ajoutez 20 % au barème saisi (une 5 CV passe de 0,636 à 0,763 €/km). Moto et cyclomoteur ont leurs propres barèmes : le calculateur de frais kilométriques 2026 les détaille et applique la majoration électrique automatiquement.

Ce que l’administration exige sur un trajet

L’indemnité kilométrique n’est pas un simple remboursement : c’est un montant exonéré de cotisations et déductible, donc contrôlable. Trois exigences reviennent :

• La preuve du trajet. Chaque ligne doit pouvoir être rattachée à un déplacement réel : c’est tout l’intérêt de la colonne « motif » et du trajet départ → arrivée. En cas de contrôle, on rapproche ces trajets d’un agenda, d’ordres de mission ou de relevés de compteur.
• La réalité professionnelle. Seuls les déplacements engagés pour l’activité comptent ; le trajet domicile-travail obéit à des règles à part (déduction plafonnée à 40 km par trajet sauf motif justifié).
• Le non-cumul réel / barème. Le barème couvre déjà le carburant, l’entretien, l’assurance, la décote du véhicule. Vous ne pouvez pas, en plus des indemnités kilométriques, passer les pleins d’essence ou l’entretien en frais réels : c’est l’un ou l’autre. On détaille ce choix sur la page note de frais carburant.

Les justificatifs et la note se conservent 6 ans (article L102 B du Livre des procédures fiscales) : le rappel figure en bas du modèle.

Le piège que le fichier Excel ne rattrape pas : le seuil des 5 000 km

Le barème au kilomètre du modèle vaut tant que vous restez sous 5 000 km sur l’année, tous trajets confondus. Au-delà, on bascule sur une autre formule : pour une 5 CV, (km × 0,357) + 1 395, et le tarif au kilomètre change pour l’ensemble de l’année. Un classeur mois par mois ne connaît pas votre cumul annuel : si vous appliquez 0,636 €/km à 6 000 km, vous surévaluez l’indemnité de plusieurs centaines d’euros. C’est l’erreur de calcul la plus courante sur ce type de document.

Pour éviter la faute de tranche, laissez la machine choisir : le calculateur de frais kilométriques 2026 additionne vos trajets, repère la bonne tranche et affiche la formule utilisée ; et le générateur de note de frais sort ensuite le trajet dans une note complète, PDF ou Excel, sans risque d’erreur de formule.

Deux formats, deux usages

Excel (.xlsx) — pour saisir et recalculer : on garde le classeur d’un mois sur l’autre, on change les distances, les totaux suivent. C’est le format que réclament la plupart des comptables.

Version imprimable — une feuille A4 déjà mise en page, à remplir à la main sur le terrain ou à enregistrer en PDF depuis la fenêtre d’impression du navigateur (Ctrl+P → « Enregistrer au format PDF »). Idéale quand le document doit être signé et remis en l’état.

Questions fréquentes

Le modèle de note de frais kilométrique est-il vraiment gratuit ?

Oui. Le fichier Excel (.xlsx) et la version imprimable se téléchargent directement, sans compte, sans email et sans filigrane. C'est le modèle vierge : seul le générateur qui sort une note déjà calculée en PDF sans filigrane est payant (4,90 € à l'unité, 19,90 €/an).

Le fichier Excel contient-il déjà les formules du barème ?

La colonne Indemnité est une vraie formule Excel : indemnité = distance × barème (=ROUND(D×F;2)), et le total en bas somme automatiquement les kilomètres et les indemnités. Le barème au kilomètre est pré-rempli sur la valeur de la 5 CV (0,636 €/km) et se change en une cellule ; les cinq tranches de puissance sont rappelées en bas du classeur.

Quelles colonnes contient le modèle kilométrique ?

Sept colonnes pensées pour un trajet : date, motif du déplacement, trajet (départ → arrivée), distance en km, puissance fiscale (CV), barème appliqué (€/km) et indemnité calculée. C'est ce que réclame un service comptable ou un contrôleur pour vérifier la réalité et la valorisation de chaque déplacement.

Puis-je appliquer un seul barème à tous mes trajets de l'année ?

Seulement tant que vous restez sous 5 000 km annuels en voiture. Au-delà, le tarif au kilomètre baisse et un forfait fixe s'ajoute, pour l'ensemble de vos trajets de l'année. Un fichier Excel isolé ne connaît pas votre cumul annuel : c'est l'erreur de formule la plus fréquente. Le calculateur en ligne gère les tranches automatiquement.

La majoration électrique est-elle dans le modèle ?

Le modèle vous laisse saisir le barème dans une colonne dédiée, à vous d'ajouter les 20 % si votre véhicule est 100 % électrique (par exemple 0,636 → 0,763 €/km pour une 5 CV). Le générateur et le calculateur, eux, appliquent la majoration automatiquement dès que vous cochez « électrique ».

Excel ou version imprimable : laquelle choisir ?

L'Excel sert à saisir et recalculer plusieurs trajets d'un mois sur l'autre en changeant juste les montants. La version imprimable est une feuille A4 déjà mise en page, à remplir à la main ou à enregistrer en PDF depuis la fenêtre d'impression du navigateur — pratique quand le document doit être signé et remis en l'état.

Télécharger le modèle Excel kilométrique Générer une note déjà calculée