Note de frais carburant : frais réels ou barème kilométrique ?

La règle qui règle tout : carburant OU barème, jamais les deux

C’est la confusion n°1 sur cette dépense. Le barème kilométrique n’est pas un remboursement de carburant : c’est un forfait tout compris. Il intègre :

• le carburant ;
• la dépréciation du véhicule ;
• l’entretien et les réparations ;
• les pneumatiques ;
• l’assurance.

Donc si vous appliquez le barème, vous ne pouvez pas ajouter vos tickets de station par-dessus : le carburant y est déjà. Ajouter les deux revient à compter l’essence deux fois, et c’est un redressement quasi automatique. Vous tranchez pour une méthode : le barème kilométrique (forfaitaire), ou les frais réels détaillés (où vous justifiez carburant et assurance et entretien, pièce par pièce). Seuls le péage, le parking et les intérêts d’emprunt du véhicule s’ajoutent au barème, sur justificatifs.

Deux barèmes qu’on confond : kilométrique vs frais de carburant

Le mot « barème » recouvre deux outils différents, pour deux contribuables différents. C’est la source de la plupart des erreurs.

À retenir : si vous êtes salarié, c’est le barème kilométrique qui vous concerne, point. Le barème des frais de carburant sert à un exploitant en BIC/BNC qui déduit séparément l’amortissement et l’assurance de son véhicule, et ne veut chiffrer que le carburant. Deux mondes distincts.

Exemple chiffré : même trajet, deux façons de compter

Thomas, commercial, roule 5 000 km professionnels sur l’année avec sa 5 CV essence. Comparons ce que couvre le barème kilométrique et ce que représente son carburant seul.

Le barème rend 3 180 € ; le carburant seul pèse 601 €. L’écart — près de 2 580 € — n’est pas un cadeau : c’est ce que le barème couvre au-delà du carburant (usure, assurance, entretien, perte de valeur du véhicule). Leçon pratique pour un salarié : se faire rembourser « juste l’essence » est presque toujours un mauvais calcul ; et reconstituer tous les frais réels pièce par pièce dépasse rarement le barème, pour un dossier bien plus lourd. Dans neuf cas sur dix, le barème kilométrique gagne — c’est pour ça qu’il est la norme.

La TVA sur le carburant : 80 %, mais seulement aux frais réels

Depuis 2022, essence et gazole sont alignés : une entreprise récupère 80 % de la TVA sur le carburant d’un véhicule de tourisme, 100 % sur un utilitaire. L’électricité et le GNV passent à 100 % même sur un véhicule de tourisme.

Le piège : cette récupération ne joue que si vous êtes aux frais réels de carburant, avec des factures à l’appui. Au barème kilométrique, le carburant est fondu dans le forfait : il n’y a pas de plein isolé, donc pas de TVA carburant à récupérer à part. On détaille toutes les dépenses récupérables ou non sur la page TVA sur une note de frais.

Les justificatifs à conserver

Ils diffèrent selon la méthode :

• Aux frais réels de carburant : tickets de station et factures, datés, mentionnant le carburant et le montant. Pour récupérer la TVA, une facture au nom de l’entreprise (le ticket suffit sous 150 € HT s’il détaille la TVA).
• Au barème kilométrique : vous ne justifiez pas le carburant, mais la réalité et le kilométrage des trajets — carte grise, agenda des rendez-vous, relevés de compteur, factures d’entretien. À garder trois ans, l’administration peut les réclamer.

Le cas de l’auto-entrepreneur (et le vrai « au réel »)

Autant le dire franchement : tant que vous êtes en micro-entreprise, vous ne déduisez pas votre carburant. L’abattement forfaitaire (34 % en BNC, 50 % en BIC services, 71 % en vente) est réputé couvrir toutes vos charges, essence comprise. Aucune ligne de carburant à ajouter, aucun barème à appliquer sur votre déclaration.

La déduction n’existe qu’au régime réel (entrepreneur individuel ayant renoncé au micro, ou société). Là, le carburant se déduit : au barème kilométrique pour un professionnel en BNC qui l’a choisi, ou au barème des frais de carburant en BIC. Ce que le micro-entrepreneur peut faire, en revanche, c’est refacturer un déplacement à un client en s’appuyant sur le barème pour fixer un montant défendable — le détail de ce mécanisme est sur le calculateur de frais kilométriques 2026.

Du choix au document

Une fois la méthode choisie, il faut un document qui la matérialise. Le générateur de note de frais gère les deux : un bloc kilométrique qui applique le barème 2026 (voiture, moto, cyclomoteur, majoration électrique), et des lignes de dépenses pour vos frais réels quand c’est la voie retenue. Vous ne mélangez pas les deux sur un même trajet ; l’outil affiche le total à rembourser et vous laisse vérifier l’aperçu avant de décider. Aperçu gratuit, PDF sans filigrane à 4,90 €.

Questions fréquentes

Peut-on mettre l'essence en note de frais et l'indemnité kilométrique ?

Non, jamais les deux pour le même véhicule. Le barème kilométrique inclut déjà le carburant, mais aussi la dépréciation, l'entretien, l'assurance et les pneus. Si vous appliquez le barème, vous ne pouvez pas ajouter vos pleins par-dessus : ce serait compter deux fois le carburant. Vous choisissez une méthode : soit le barème kilométrique, soit les frais réels détaillés (carburant compris), pas un mélange.

Quand utiliser le barème kilométrique plutôt que le carburant réel ?

Un salarié utilise presque toujours le barème kilométrique : il additionne ses kilomètres professionnels et applique la formule de sa puissance fiscale. Reconstituer les frais réels (carburant + assurance + entretien + amortissement) receipt par receipt le dépasse rarement et demande un dossier lourd. Le barème forfaitaire des frais de carburant, lui, ne concerne pas le salarié : il vise les titulaires de BIC/BNC au régime réel.

Qu'est-ce que le barème des frais de carburant BIC/BNC ?

C'est un barème publié chaque année par l'administration fiscale qui évalue le seul coût du carburant au kilomètre, par puissance fiscale et par type de carburant (essence, gazole, GPL). Il s'adresse aux titulaires de bénéfices industriels et commerciaux ou non commerciaux au régime réel, ainsi qu'aux sociétés, pour des véhicules dont ils déduisent par ailleurs les autres charges. Contrairement au barème kilométrique, il ne couvre que le carburant.

Quelle TVA récupère-t-on sur le carburant en 2026 ?

Pour un véhicule de tourisme : 80 % de la TVA sur l'essence et le gazole (désormais alignés), 100 % pour un véhicule utilitaire. L'électricité et le GNV sont récupérables à 100 % même sur un véhicule de tourisme. Attention : cette récupération ne vaut que si vous êtes aux frais réels de carburant. Au barème kilométrique, le carburant est déjà intégré, il n'y a pas de TVA carburant à récupérer à part.

Quels justificatifs conserver pour le carburant ?

Aux frais réels de carburant, conservez les tickets de station et les factures, datés, mentionnant le carburant et le montant. Pour récupérer la TVA, il faut une facture au nom de l'entreprise (ticket accepté sous 150 € HT s'il détaille la TVA). Au barème kilométrique, vous ne justifiez pas le carburant mais la réalité et le kilométrage des trajets : carte grise, agenda des rendez-vous, relevés kilométriques, à garder trois ans.

Un auto-entrepreneur peut-il déduire son carburant ?

Non tant qu'il est au régime micro : l'abattement forfaitaire (34, 50 ou 71 % selon l'activité) couvre l'ensemble des charges, carburant compris, sans aucune déduction à ajouter. Seul un entrepreneur individuel au régime réel déduit ses frais de déplacement, au barème kilométrique (option ouverte en BNC) ou au barème des frais de carburant (BIC).

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