Justificatif de note de frais : ce qui est accepté, et que faire sans ticket

En bref : chaque dépense d'une note de frais s'appuie sur une pièce qui prouve ce qui a été acheté, quand et combien : ticket de caisse, note de restaurant ou facture. La facture est nécessaire pour récupérer la TVA au-delà des petits montants. Le ticket de carte bancaire seul ne suffit pas. Les pièces se conservent six ans pour le fisc.

Ticket, facture, reçu : lequel joindre ?

Pièce	Prouve la dépense ?	Permet de récupérer la TVA ?
Facture au nom de l'entreprise	Oui	Oui, si la dépense y ouvre droit
Ticket de caisse détaillé (TVA imprimée)	Oui	Pour les petits montants, le ticket détaillé tient lieu de facture simplifiée ; au-delà, demandez une facture
Note de restaurant	Oui	Oui si elle détaille la TVA ; pour un repas d'affaires, notez les convives
Ticket de carte bancaire seul	Paiement seulement	Non
Relevé de compte	Non	Non

La TVA inscrite sur une pièce n'est pas forcément récupérable : l'hébergement du personnel et le transport de personnes (taxi, VTC, train, avion) en sont exclus, quel que soit le justificatif. Le détail par catégorie est sur la page TVA récupérable sur une note de frais.

Les mentions qu'on vérifie sur un justificatif

Le nom du commerçant ou du prestataire.
La date, qui doit tomber dans la période de la note.
Le détail de ce qui a été acheté, et le montant payé TTC.
Le montant de TVA par taux, si l'entreprise veut la récupérer.
Pour un repas d'affaires : le nom des invités et l'objet du rendez-vous, à noter dans le motif.

J'ai perdu le ticket : que faire ?

Commencez par chercher un duplicata. Les hôtels et beaucoup de restaurants réimpriment une note sur demande ; les billets de train, d'avion, les courses de VTC et les péages par badge ont leur facture dans l'espace client en ligne. Pour une station-service, la facture se demande souvent à partir du ticket de carte bancaire.

Sans aucune pièce, certaines entreprises acceptent une attestation sur l'honneur pour une petite somme. C'est une tolérance interne, pas un droit : l'employeur peut la refuser, et la TVA de la dépense ne se récupère pas sans justificatif. Renseignez-vous sur la politique de votre entreprise avant d'en faire une habitude.

Une photo vaut-elle l'original ?

Pour votre employeur, une photo nette du ticket est généralement acceptée à l'appui d'une note de frais, et c'est ce que l'outil joint en annexe du PDF. Pour l'entreprise, c'est une autre affaire : elle ne peut détruire le papier que si sa numérisation suit les conditions fixées par l'administration fiscale (copie fidèle à l'original, procédé qui garantit que l'image n'a pas été modifiée). Un PDF de note de frais n'est pas cet archivage probant. Si votre entreprise conserve les originaux, gardez-les et remettez-les avec la note.

Combien de temps garder les pièces ?

Six ans pour l'administration fiscale, à compter de la dernière opération (article L102 B du Livre des procédures fiscales). Dix ans pour les pièces justificatives comptables au sens du Code de commerce (article L123-22). Côté salarié, gardez au moins une copie jusqu'au remboursement.

Et l'indemnité kilométrique ?

Pas de ticket ici : le justificatif, c'est le détail des trajets (date, départ, arrivée, motif, distance) et la carte grise du véhicule, pour la puissance fiscale. Le calcul suit le barème kilométrique 2026. Ne mettez pas en plus les tickets de carburant du même trajet : le barème couvre déjà l'essence, l'usure et l'assurance.

Photographiez vos tickets : l'outil les lit, signale ceux qui ne suffisent pas, et les joint au PDF.

Scanner un ticket →

Questions fréquentes

Un ticket de carte bancaire suffit-il ?

Non, en général. Il prouve un paiement, pas la nature de la dépense : ni le détail de ce qui a été acheté, ni la TVA. Gardez le ticket de caisse ou la note du commerçant, et demandez une facture quand la TVA doit être récupérée.

Que faire si on a perdu le ticket ?

Demandez un duplicata au commerçant (restaurants, hôtels et stations le font souvent), ou retrouvez la facture en ligne (train, avion, VTC, péage par badge). À défaut, votre employeur peut accepter une attestation sur l'honneur, mais c'est sa décision, et la TVA de cette dépense ne sera pas récupérable.

Une photo du ticket vaut-elle l'original ?

Pour votre employeur, une photo lisible est généralement acceptée. Pour que l'entreprise puisse détruire le papier, la numérisation doit suivre les conditions fixées par l'administration (copie fidèle, procédé garantissant l'intégrité). Un PDF de note de frais ne remplace pas cet archivage probant : gardez les originaux si votre entreprise le demande.

Combien de temps garder les justificatifs ?

Six ans pour l'administration fiscale (article L102 B du Livre des procédures fiscales), dix ans pour les pièces comptables au sens du Code de commerce (article L123-22).